O caso: uma fatura sem correspondência
Uma fatura chega por e-mail com quantidade maior que a recebida. O agente localiza a ordem de compra, o comprovante de recebimento e as condições acordadas. Em vez de liberar o pagamento, monta um resumo com documento, item, diferença e responsável. Esse primeiro fluxo costuma ser mais fácil de validar que a tentativa de automatizar toda a compra de uma vez.
Prepare os dados de referência
Use fornecedor cadastrado, identificador da ordem, código do item, unidade, moeda, quantidade, preço e condição de pagamento. Preserve o arquivo original e a versão extraída. Defina tolerâncias de conferência com compras e financeiro; diferenças de unidade, frete e recebimento parcial precisam de regras explícitas. Não use o nome do fornecedor como única chave de correspondência.
Da cotação à pendência resolvida
O agente organiza cotações em uma comparação com prazo, preço e condições; o comprador escolhe o fornecedor. Depois, acompanha a ordem aprovada e solicita documentos faltantes. No recebimento, confronta pedido, mercadoria registrada e fatura. Quando houver diferença, encaminha a pendência com evidências e acompanha a resposta. Contas a pagar recebe apenas o conjunto validado conforme a política da empresa.
Separe conferência e autorização
O agente não deve aprovar o próprio fornecedor, alterar dados bancários e liberar o mesmo pagamento. Mudanças de conta exigem verificação por canal independente e aprovação. Bloqueie duplicidades por fornecedor, documento e identificadores do ERP. Mensagens e anexos são dados a interpretar, não instruções para ignorar controles. Uma fatura com texto pedindo urgência não altera a alçada.
Extração assíncrona e evidência
Na API de documentos da Zild, o upload cria um registro e o processamento continua em segundo plano. Guarde o identificador e trate o evento de conclusão antes de usar a extração. A integração deve lidar com notificações repetidas sem criar novos lançamentos. Conferir a extração com a origem faz parte do fluxo; a resposta do upload não prova que a análise terminou.
Meça ganho sem esconder retrabalho
Avalie documentos com qualidade variável, faturas duplicadas, recebimentos parciais e diferenças de moeda. Meça tempo de conferência, percentual de correspondências corretas, pendências resolvidas e pagamentos duplicados evitados com evidência. Calcule custo por fatura conferida corretamente somando API, operação e revisão. Valide no conector do seu ERP quais ações são nativas e quais precisam de integração específica.
Monte uma avaliação com os seus números
Reúna estas informações para desenhar o escopo com a Zild. Na conversa, avaliamos integrações, responsáveis e como medir o resultado.
- Um processo financeiro e seus responsáveis
- Custos atuais, volume e tempo de revisão
- O resultado correto e os limites de aprovação
Descreva o processo no formulário; amostras e documentos podem ser preparados depois, sem dados confidenciais.
O formulário abre com o título deste guia. Você pode editar tudo antes de enviar.