Da foto do recibo ao Omie: um fluxo de contas a pagar com evidência

Defina o resultado que encerra o processo

A Zild pode receber a foto de um recibo, extrair os dados com OCR, classificar a despesa e encaminhar o lançamento ao contas a pagar do Omie. O resultado esperado é um registro conferido e rastreável no ERP, relacionado ao documento original. Uma resposta dizendo que o recibo foi entendido não encerra o trabalho.

Comece com uma empresa, um grupo de despesas e uma política de aprovação. Defina quem envia, quem confere, quem resolve dúvidas de classificação e quem pode autorizar o registro. Esse desenho também atende times de campo e terceiros: a pessoa envia o comprovante pelo canal autorizado e acompanha uma pendência identificável, sem precisar conhecer os códigos do ERP.

Prepare as credenciais e o cadastro

No Zild Admin, configure o conector Omie com App Key e App Secret do aplicativo da empresa, nos campos ApiKey e ApiSecret. Verifique permissões e associação de contato quando exigida pelo agente. Salvar o conector não comprova que a operação funcionará: valide o acesso previsto com dados de homologação.

Antes de classificar documentos, disponibilize fornecedores, categorias, centros de custo ou departamentos e contas autorizadas. Registre a origem e a versão dessa referência. O agente deve escolher entre códigos válidos; nomes parecidos não autorizam criar fornecedor, inventar categoria ou trocar a conta de destino.

Capture o original e espere a extração terminar

Guarde a imagem recebida, seu identificador, remetente autorizado e data de entrada. Fotografia cortada, reflexo, baixa resolução e múltiplos recibos na mesma imagem exigem tratamento. Quando um valor estiver ilegível, solicite nova imagem ou revisão; não complete os dígitos pelo contexto.

Na API de documentos da Zild, o upload cria o registro e o processamento continua em segundo plano. A aplicação deve correlacionar o identificador retornado com o evento DocumentCompleted e conferir o estado Completed antes de consumir o resultado. O fluxo precisa distinguir recebido, extraído, em revisão, aprovado, enviado ao ERP, confirmado e falhou. Esses são estados propostos para a implantação, não nomes obrigatórios de telas.

Separe extração, classificação e aprovação

Extração responde o que está escrito: fornecedor, identificação do documento, datas, valor e descrição. Classificação relaciona esse conteúdo ao cadastro e à política da empresa. Aprovação decide se há evidência suficiente para registrar a obrigação. Uma etapa não substitui a outra.

Exemplo sintético: um recibo de transporte de R$ 128,40 pode conter uma data de emissão, mas não o vencimento. O agente não deve copiar automaticamente a data para o campo de vencimento. Deve aplicar uma regra aprovada ou abrir a pendência. Da mesma forma, uma descrição genérica como serviços pode corresponder a categorias diferentes conforme contrato, finalidade e centro de custo. Apresente a justificativa e o trecho de origem para o revisor.

Lance com confirmação e proteção contra duplicidade

A documentação do Omie identifica IncluirContaPagar como a operação de inclusão e retorna codigo_lancamento_omie para referência posterior. O campo codigo_lancamento_integracao relaciona o registro da integração ao lançamento no ERP. Confira no conector e na versão implantada quais ações estão habilitadas para o agente.

No desenho do fluxo, mantenha uma chave estável por obrigação, empresa e documento. Uma nova tentativa não deve criar uma nova chave. Compare também fornecedor, número, valor e datas; o hash da imagem sozinho não identifica a mesma obrigação fotografada duas vezes. Após timeout, consulte o registro antes de repetir a inclusão. Guarde o retorno do ERP e trate uma rejeição como pendência, não como conclusão. Incluir o título não significa executar um pagamento nem confirmar sua baixa.

Monte uma amostra que represente a operação

Separe documentos de desenvolvimento e uma amostra reservada para avaliação. Inclua fotos nítidas e ruins, fornecedores conhecidos e novos, datas ambíguas, rateios, documentos repetidos, valores com separadores diferentes e comprovantes de algo já pago. O responsável financeiro deve definir a resposta esperada antes de avaliar o agente.

Compare o processo manual e o assistido com os mesmos critérios. Meça acerto por campo crítico, classificação aprovada sem correção, lançamentos confirmados sem retrabalho, duplicidades e minutos de revisão. Registre também os casos corretamente recusados. Um fluxo que lança todos os documentos pode ser pior que um fluxo que encaminha dúvidas para uma pessoa.

Calcule custo por lançamento correto

Some o custo atribuível de assinatura, OCR, modelos, integração, armazenamento e revisão humana no período. Divida pelos lançamentos confirmados e corretos segundo a conferência. Inclua tentativas falhas e documentos rejeitados no custo; excluí-los faz a automação parecer artificialmente barata.

Horas liberadas representam capacidade recuperada. Só registre economia de caixa quando houver redução efetiva de uma despesa, e não some a mesma hora como corte de custo e aumento de capacidade. O piloto deve mostrar tempo até confirmação, qualidade e custo por resultado válido antes da expansão para mais áreas.

Leve um processo concreto para o diagnóstico

Prepare exemplos anonimizados de recibos, a lista de categorias permitidas, as regras de vencimento, os responsáveis por aprovação e o volume mensal estimado. Defina com a Zild o canal de entrada, a integração disponível e os critérios de aceite. Comece com revisão de todos os lançamentos; aumente a autonomia apenas nas classes de documento validadas, mantendo a possibilidade de suspender a escrita no ERP.